تاسیس شرکت در ایران، فصل ۴: کار و تامین اجتماعی

بیمه

توصیه می‌شود قانون کار و قانون تامین اجتماعی را مطالعه فرمایید.

تشکیل پرونده تامین اجتماعی

لزوم تشکیل پرونده تامین اجتماعی و اخذ کد کارگاه به طور خلاصه به شرح ذیل است:

  • در صورتی که کد کارگاه نداشته باشید امکان بیمه کردن کارمندان یا کارگران خود را نخواهید داشت. این موضوع یکی از مهم‌ترین وظایفی است که مطابق با قوانین کار و تامین اجتماعی، برعهده شماست و عمل نکردن به آن جرایم سنگینی در بر خواهد داشت.
  • در بسیاری از قراردادها (خصوصا قراردادهای پیمانکاری و خدماتی) کارفرما از شما تعهد می‌گیرد که کارکنان خود را بیمه کنید و پیش از تسویه مالی، شرکت را به همراه قرارداد به سازمان تامین اجتماعی معرفی و درخواست صدور مفاصا حساب می‌نماید.

پس از تاسیس شرکت، جهت تشکیل پرونده و اخذ کد کارگاه برای دفتر شرکت می‌توانید با به همراه داشتن مدارک لازم به شعبه اداره تامین اجتماعی منطقه خود مراجعه نمایید.

پس از تشکیل پرونده، بازرس تامین اجتماعی به دفتر شما مراجعه خواهد کرد و گزارشی از کارکنان حاضر در دفترتان تهیه خواهد کرد. چنانچه در زمان مراجعه بازرس هیچ یک از کارکنان شما در محل کار حاضر نباشند لازم است مجددا به شعبه مراجعه و درخواست تکرار بازرسی بدهید.

در نهایت پس از ارائه گزارش بازرس به شعبه مبنی بر دایر بودن دفتر کار و حضور حداقل یک نفر کارمند، به دفتر کار شرکت یک کد کارگاه تخصیص داده می‌شود. جهت ارسال غیرحضوری لیست ماهانه کارکنان از طریق سامانه ارسال لیست و پرداخت اینترنتی حق بیمه تامین اجتماعی لازم است که از شعبه دسترسی لازم را دریافت کنید.

نام ‌نویسی کارکنان

قبل از این که بتوانید نام کارمندی را در لیست بیمه قرار دهید لازم است وی را ذیل کارگاه خود نام‌‌نویسی کنید. این کار از طریق مراجعه حضوری به کارگزاری تامین اجتماعی و با تکمیل فرم مربوطه و ارائه مدارک هویتی کارمند انجام می‌شود. اگر کارمند در گذشته سابقه کار و بیمه نداشته باشد به وی یک کد بیمه اختصاص داده می‌شود. به تازگی امکان نام ‌نویسی از طریق سامانه نیز فراهم شده است.

برای افزودن نام کارمندان جدید به لیست بیمه، نام‌نویسی کافی است و نیازی نیست که بازرس حضور فرد را تایید کرده باشد.

بازرسی بیمه تامین اجتماعی

بازرس بیمه هرچند وقت یکبار بدون اعلام قبلی به کارگاه (دفتر کار) مراجعه و لیست شاغلان را به شعبه گزارش می‌نماید. با مراجعه به سامانه بیمه می‌توانید گزارش بازرس را مشاهده و در صورت نیاز به آن اعتراض کنید.

شرکت وظیفه دارد لیست کارکنان را تا پایان ماه بعد از طریق سامانه ارسال و نسبت به پرداخت مبلغ حق بیمه تامین اجتماعی اقدام نماید؛ در غیر این‌صورت مشمول جریمه خواهد شد. اکیدا توصیه می‌شود تنظیم، ارسال و پرداخت لیست بیمه را به روز آخر یا ساعات پایانی موکول نکنید. ممکن است اشکالی در لیست بیمه باشد که مانع از پذیرش آن در سامانه شود و شما فرصت کافی برای رفع آن نداشته باشید. ممکن است به دلیل ترافیک اینترنت یا کاهش سرعت امکان ارسال لیست یا پرداخت به موقع آن را از دست بدهید.

قرارداد هیات مدیره با تامین اجتماعی

اعضای هیات مدیره کارفرما محسوب می‌شوند و مشمول بیمه اجباری کارکنان نیستند. اما مانند سایر کارکنان شرکت، به خدمات بیمه درمانی، بازنشستگی، ازکارافتادگی و سایر خدمات قانونی نیازمندند. بنابراین توصیه می‌شود که نام ایشان نیز در لیست بیمه تامین اجتماعی قرار گیرد. جهت قراردادن نام اعضای هیات مدیره در لیست بیمه مقداری تشریفات اضافی لازم است. می‌بایست خود فرد شخصا به شعبه مراجعه و ضمن معرفی خود به عنوان عضو هیات مدیره شرکت درخواست عقد قرارداد با شعبه نماید. هر چند فرآیند عقد این نوع قرارداد گاهی طولانی است اما لازم است که انجام شود. صرفا از روز عقد قرارداد امکان درج نام فرد در لیست بیمه وجود دارد.

اعضای هیات مدیره مشمول بیمه بیکاری و برخی از بند‌های مندرج در فیش حقوق کارمندان مانند بن کالا و حق مسکن نمی‌باشند. لذا محاسبه حقوق و حق بیمه آنها با کارکنان عادی قدری متفاوت است. البته لازم است تشریفات گفته شده درباره آنها اجرا شود.

محاسبه حق بیمه تامین اجتماعی

تنظیم لیست و محاسبه حق بیمه معمولا توسط حسابدار شرکت یا مسئول حقوق و دستمزد انجام می‌شود. اما شما به عنوان یک مدیر، مسئولیت بررسی و تایید آن را برعهده دارید. بنابراین بهتر است تا حدودی با محاسبات آن آشنا باشید. به طور معمول نرخ حق بیمه تامین اجتماعی معادل ۳۰% حقوق پرداختی به کارمند می‌باشد که شامل سه بخش است : ۷ + ۲۰ + ۳

 ۷درصد، سهم کارمند است. یعنی شرکت به میزان ۷درصد حقوق کارمند را کسر می‌کند و نزد خود نگاه می‌دارد تا در موعد مقرر به سازمان تامین اجتماعی بپردازد.

۲۰درصد سهم کارفرما است. یعنی کارفرما از حساب و به هزینه خود به میزان ۲۰درصد از حقوق کارمند را باید به بیمه بپردازد.

۳درصد به‌عنوان حق بیمه بیکاری معین شده و وظیفه کارفرما است که آن را به هزینه خود به بیمه بپردازد.

از آنجا که اعضای هیات مدیره مشمول دریافت حقوق در ایام بیکاری نمی‌شوند، هنگام تنظیم لیست، شرکت از پرداخت ۳درصد بیمه بیکاری برای اعضای هیات مدیره که دارای قرارداد مربوطه با شعبه تامین اجتماعی هستند معاف است.

تنظیم و ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی

برای تنظیم لیست بیمه، نرم افزار مخصوصی وجود دارد که از سایت سازمان تامین اجتماعی قابل دریافت است. پس از تنظیم لیست و اطمینان از صحت محاسبات، دو فایل خروجی تولید می‌شود که می‌توانید در سامانه بارگذاری کنید. بلافاصله پس از آپلود و قبل از تایید نهایی حتما داده‌های آپلود شده را دوباره در خود سامانه بررسی کنید و در صورت صحت تایید نمایید. چند دقیقه منتظر بررسی و تایید لیست توسط سامانه بمانید. در صورت عدم تایید، سامانه اشکالات آن را به شما اعلام می‌کند و می‌توانید از طریق نرم‌افزار، لیست را اصلاح و فایل‌های خروجی را مجددا در سامانه بارگذاری کنید. پس از تایید لیست توسط سامانه، امکان پرداخت اینترنتی مبلغ حق بیمه در سامانه فعال می‌شود.

دقت داشته باشید که پیش از آپلود لیست از صحت محاسبات و مشخصات افراد اطمینان حاصل نمایید زیرا سامانه لزوما همه اشکالات احتمالی را تشخیص نمی‌دهد. و در هر صورت مسئولیت با شماست.

حسابرسی تامین اجتماعی

تلاش کنید حتما بیمه دستمزدهایی که پرداخت می‌کنید را بپردازید و اسناد حسابداری و مالیاتی شما با اسناد بیمه‌ای هماهنگی داشته باشد. چون ممکن است در آینده بنابر ضوابط و مقررات یا تعهداتی که دارید مجبور شوید به سازمان تامین اجتماعی اجازه دهید از دفاتر قانونی شما حسابرسی انجام دهد. در این حالت چنانچه شرکت دستمزدی پرداخت کرده باشد و بیمه آن را مطابق قانون محاسبه و پرداخت نکرده باشد، با جرائم سنگین مواجه می‌شود. حدود سی درصد جمع مبلغ دستمزدها اصل حق بیمه می‌باشد و تاخیر و جریمه هم به آن افزوده می‌شود.

قرارداد کار

مطابق با قانون کار لازم است شرکت در هنگام استخدام هر کارمند یا کارگری قرارداد مکتوب با وی منعقد نماید. در صورت عدم انعقاد قرارداد و شکایت کارگر به احتمال زیاد کارفرما محکوم خواهد شد. لازم است نسبت به تسویه حساب قانونی با کارمندان در پایان ماه و پایان قرارداد توجه لازم را داشته باشید.

در مذاکرات بدو استخدام یا تمدید قرارداد معمولا کارمند به ۷درصد که بابت بیمه از حقوقش کسر می‌شود توجه ندارد و حقوق خالص دریافتی را بیان ‌می‌کند. در نظر داشته باشید که این سوء تفاهم مشکل ایجاد نکند.

مقالات مرتبط